Descriptores de puesto para plazas de Apoyo de Oficina

April 17, 2013 12:45 by Estascontratado

 

Contenido

 

1. Descriptor de puesto Asistente de Oficina

2. Descriptor de puesto Auxiliar General de Servicio

3. Descriptor de puesto Cobrador

4. Descriptor de puesto Digitador

5. Descriptor de puesto Jefe de Seguridad

6. Descriptor de puesto Mensajero

7. Descriptor de puesto Oficial de Seguridad

8. Descriptor de puesto Recepcionista

9. Descriptor de puesto Recepcionista Bilingüe

10. Descriptor de puesto Secretaria de Área

11. Descriptor de puesto Secretaria de Gcia. General | Presidencia

12. Descriptor de puesto Secretaria Ejecutiva

13. Descriptor de puesto Secretaria Ejecutiva Bilingüe

 

1. Descriptor de puesto Asistente de Oficina


Debe ser una persona en la que en su comportamiento se evidencia la sociabilidad y tenga excelentes capacidades para relacionarse con directores, personal gerencial, puestos intermedios y administrativos para asistirlos en sus funciones. Debe fomentar la comunicación interna y servir como un puente para garantizar el flujo constante y efectivo de la información entre los departamentos que conforman la organización. Debe atender a los clientes o personas que llegan a la empresa. Debe contestar adecuadamente las llamadas telefónicas, con un buen trato y transferirlas a las líneas del departamento con el cual desea comunicarse. Su capacidad para prever debe estar desarrollada ya que planificara qué días específicos de la semana y en qué horarios va a asistir a los departamentos de la organización. Debe realizar minutas en las reuniones donde resuma lo más importante de lo ahí tratado. Usualmente puede apoyar a las asistentes de gerencia en llevar la agenda del encargado de determinado departamento.

 

2. Descriptor de puesto Auxiliar General de Servicio


Entre sus funciones y responsabilidades están la ejecución de encargos y recados de carácter oficial. Debe recoger, entregar y franquear la correspondencia y facilitar a las personas la información. Otra de sus funciones es vigilar y cuidar los locales interiores durante las horas de servicio, controlando el acceso de personas a la unidad. Asimismo, bajo su responsabilidad está la revisión de los materiales, equipamiento e instalaciones existentes en los locales, procurando se encuentren en normales condiciones de uso y notificar para subsanar las posibles anomalías o desperfectos. Además es el encargado del suministro de material y equipamiento necesarios para el funcionamiento de las instalaciones y los locales. En ocasiones deberá controlar las llaves, la apertura y el cierre de las puertas y colaborar con fotocopias. Como Auxiliar General de servicio es necesario llevar un control de los accesos, revisar las instalaciones, trasladar el material y equipamiento y la atención al público, presencial y telefónicamente. 

 

3. Descriptor de puesto Cobrador


Se encarga de recuperar el capital proveniente de ventas a crédito que se han realizado en la empresa. Debe elaborar los programas anuales de trabajo y el presupuesto anual de cobranza, basándose en  el presupuesto de ingresos y de acuerdo con las políticas de plazo de la empresa y vigilando que se cumplan las metas. Debe relacionarse con la Gerencia General para en conjunto crear las políticas de cobranza. Asimismo, debe tener orden y métodos en su trabajo ya que tiene que llevar un control del personal y de sus tareas, diseñar formularios y reporte; supervisar los procedimientos de cobro. Además de cobrar debe controlar y hacer seguimiento adecuado del historial de cada cliente para afrontar cada exigencia que surja y  proponer soluciones adecuadas que a su vez logren las metas y objetivos trazados. Debe ser muy bueno para tomar decisiones vinculadas con la regularización de las cuentas que se retrasen o que representen un riesgo mayor del normal.

 

4. Descriptor de puesto Digitador


Debe revisar y codificar la información pertinente de los formularios, haciendo uso de los manuales respectivos. También debe digitar en forma diaria todos los datos recogidos en los distintos formularios completados, siguiendo las instrucciones recibidas. Debe poner mucha atención para que los datos de todos los formularios estén digitados correctamente. Sus funciones también incluyen la ejecución de programas de validación de la información en los diferentes módulos para tener un listado de novedades  correspondientes. Su capacidad para relacionarse debe ser muy buena ya que mantiene una permanente comunicación con el supervisor, el monitor y el coordinador regional en relación al flujo de formularios. Debe reportar de correcciones que necesitan hacerse a las bases de datos y garantizar que toda la información este completa. Otra de sus responsabilidades es mantener los equipos en los que se almacenan los datos en muy buenas condiciones y crear una base de respaldo por si se presenta alguna situación que comprometa la información.

 

5. Descriptor de puesto Jefe de Seguridad


Le corresponde el análisis de situaciones de riesgo y establecer los planes o programas de las acciones precisas para implementar y realizar servicios de seguridad dentro de la empresa y para esto debe contar con conocimientos suficientes sobre la normativa reguladora de la seguridad privada, la organización de servicios de seguridad y las modalidades de prestación de los mismos. Debe controlar, organizar, dirigir e inspeccionar el personal bajo su cargo y estar al pendiente de los turnos rotativos diurnos y nocturnos. Asimismo, entre sus funciones está la propuesta de sistemas de seguridad que resulten eficientes y efectivos y supervisar su utilización, y funcionamiento. Tiene que proponer planes de acción para situaciones de desastres naturales, con análisis de los riesgos internos y planes de evacuación. También, en situaciones de riesgo inminente debe coordinar con los distintos servicios de seguridad con actuaciones de protección civil, polinia nacional civil o cuerpo de bomberos o cruz roja. En términos generales, debe velar por la observancia de la las aplicaciones de las normas de seguridad interna. 

 

6. Descriptor de puesto Mensajero


Entre sus principales responsabilidades se encuentran la realización de las labores de mensajería, más específicamente, la realización de depósitos en los diferentes bancos, tanto de cuentas internas de la empresa, como de las posiciones gerenciales que se lo pidan. Debe ser una persona muy activa y con niveles de vitalidad muy altos, ya que necesita desplazarse y estar de pie por tiempos prolongados, llevando la documentación tanto a los proveedores, clientes, personal de la empresa a los lugares indicados. Asimismo, debe retirar los cobros en los locales de los clientes de las diversas empresas clientes. Reporta directamente a las áreas administrativas y técnicas así que debe atender a cualquier solicitud de las mismas. Debe ser muy ordenado y contar con un sistema que le permita llevar un registro del retiro de materiales en los locales de los proveedores. Una persona sociable y con capacidad para el trato con las demás personas se desempeñaría satisfactoriamente en una plaza con este tipo de funciones.

 

7. Descriptor de puesto Oficial de Seguridad


Entre sus responsabilidades se encuentran la atención a los requerimientos específicos brindados por las diversas áreas de la empresa, de acuerdo a los lineamientos de seguridad interna y externa. Debe controlar accesos, hacer rondas, estar al pendiente de la detección y la detención en el caso de encontrar situaciones fuera de lo normal. Debe tener conocimiento y manejar los sistemas de seguridad, el equipo básico y es muy importante que esté al pendiente de cualquier tipo de emergencia que se pueda presentar. Su presencia física debe ser siempre pulcra y alineada, ya que forma parte primordial dentro de la organización pues es la primera persona con quien establece contacto cualquier persona ajena a las instalaciones (visitas, clientes, proveedores, contratistas). Su trato debe ser cortes y comedido y debe de proyectar responsabilidad y compromiso. Una de las funciones prácticas como oficial de seguridad es modular diariamente por radio e informar al equipo de cualquier anomalía o situación fuera de lo normal que pueda presentarse. Debe tener métodos y orden en su trabajo para llevar un registro de entradas y salidas donde controle los accesos y salidas dentro de la empresa. 

 

8. Descriptor de puesto Recepcionista


Entre las funciones que necesita desempeñar se encuentra la operación de una central telefónica, haciendo y recibiendo llamadas telefónicas y conectando las mismas con la extensión que sea requerida. Asimismo, debe atender al público que solicita la información dándole la orientación requerida. Debe tener capacidad para trabajar con métodos y en un marco ordenado ya que debe anotar en libros el control diario de las llamadas efectuadas y recibidas por el personal y el tiempo que emplearon. También debe estar al pendiente de mantener el control de llamadas locales y a larga distancia mediante registro del número de llamadas. Otra de sus responsabilidades consiste en recibir la correspondencia y los mensajes dirigidos a las personas de los diversos departamentos de la empresa. Debe cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral que establezca la organización, debe mantener en orden el equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier situación fuera de lo normal. Asimismo, en sus funciones también están la elaboración de informes periódicos de las actividades realizadas. Debe ser una persona servicial y estar dispuesta a realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada.

9. Descriptor de puesto Recepcionista Bilingüe


Excelente presentación y fluidez verbal en ambos idiomas son requisitos para la plaza. Conocimientos en operación de teléfonos y conmutadores, en algunas ocasiones radios. Atiende al público que solicita información de entidades de la empresa, trámites o  servicios brindándoles la orientación requerida. Dominio comprobado de inglés, buena pronunciación y escritura. Debe desarrollar buenas relaciones interpersonales y amabilidad. Conocer las en aplicaciones informáticas relacionadas con la plaza, verificando la información que recibe. Otro aspecto a considerar es su capacidad de priorizar el trabajo ya que la recepcionista tendrá que trabajar en más de una tarea al mismo tiempo. Necesita comunicarse con claridad y precisión, mostrando las vías de comunicación efectivas con la gerencia y otras áreas de la empresa. Dirigir los recados importantes o urgentes a los asociados en diferentes niveles de la jerarquía empresarial. Organización y control de las llamadas locales y de larga distancia por un número de registro diario; ya sea vía manual o electrónica.

 

10. Descriptor de puesto Secretaria de Área


Esta plaza está reservada para un departamento específico de la empresa, se encarga de mantener una comunicación formal y efectiva con los miembros de su equipo. Excelente redacción y ortografía, con fluidez verbal y  escrita. Amabilidad y espíritu de servicio son sus características. Recibe e informa asuntos relacionados con el departamento, para mantener así una comunicación formal y eficaz con toda el área.  Debe manejar su agenda y organiza eventos del departamento, recibiendo solicitudes de servicios o requerimientos de otras áreas. Habilidades para el manejo de agenda y planeación de citas o reuniones departamentales. Conoce y cumple con las normativas de la empresa. Lleva un control de caja chica, compra de insumos para el área, elabora y presenta periódicamente reportes de sus actividades. Recibe y entrega la correspondencia de manera física o electrónica. Debe cumplir eficientemente cualquier tarea relacionada con su departamento en aspectos de logística, créditos, cobranzas y atención a clientes o empleados.

 

11. Descriptor de puesto Secretaria de Gcia. General | Presidencia


Brindar apoyo a la gerencia en todas las tareas establecidas, acompaña a la gerencia en la supervisión de procesos. Hace y recibe llamadas telefónicas de todos los departamentos hacia la gerencia, es un filtro y contacto para concertar citas, reuniones o compromisos. Presenta las citas y eventos a la gerencia quien determina su programación y aprueba o rechaza reuniones.

 

Cumple con una presentación impecable manteniendo excelentes relaciones con las secretarias de otros departamentos y estar en constante comunicación siempre guardando la discreción de los temas tratados. Realiza una labor de apoyo en cuanto a las necesidades de la presidencia y provee información de las decisiones gerenciales a los jefes de departamento. La discreción, puntualidad y organización eficaz del tiempo deben ser características de una secretaria de gerencia o presidencia. Maneja el menú de la gerencia, supervisa el aseo de las oficinas y se encarga que todo el material necesario se encuentre a disposición de la presidencia. Acata instrucciones de la gerencia y las cumple con precisión. 
 

12. Descriptor de puesto Secretaria Ejecutiva


Entidad responsable de la coordinación y planificación de actividades de gerencia. Buena presentación, habilidad para relacionarse con los miembros de la empresa, excelente manejo de los recursos. Posee cierta capacidad de decisión en cuanto a actividades previamente aprobadas por gerencia, cuenta con conocimientos computacionales y colabora en el logro de los objetivos empresariales.

 

Puede tener a su cargo la planificación de rutas o tareas de ordenanzas y personal de servicios varios. Apoyar la implementación de sistemas de control dentro de su dependencia, fomentando la cultura de la empresa. Participa en eventos, encargada del inventario y dotación de útiles e insumos que necesita la jefatura. Recibe y clasifica la correspondencia, emite cartas o correos dictados por jefaturas. Buena ortografía y redacción son indispensables. Atiende llamadas nacionales e internacionales, comunica eficientemente las decisiones de los líderes de la empresa a proveedores, clientes y empleados. Responde de manera oportuna y veraz a los informes solicitados por su jefe inmediato. 
 

13. Descriptor de puesto Secretaria Ejecutiva Bilingüe


Realizar las gestiones necesarias para asegurar la ejecución de los planes, programas y proyectos que la jefatura considere conveniente. Tratar con diferentes miembros del equipo de trabajo y saber comunicar las indicaciones de la jefatura a los subordinados en inglés o en español. Buena presentación, habilidad para relacionarse con los miembros de la empresa, excelente manejo de los recursos deben ser características de este puesto. Posee cierta capacidad de decisión en cuanto a actividades previamente aprobadas por gerencia, cuenta con conocimientos computacionales y colabora en el logro de los objetivos empresariales. Puede tener a su cargo la planificación de rutas o tareas de ordenanzas y personal de servicios varios. Responde por todas las actividades desarrolladas, asumiendo las consecuencias de las decisiones tomadas.

 

Está al pendiente de los insumos que necesita la jefatura. Recibe y clasifica la correspondencia, emite cartas o correos dictados por jefaturas. Maneja al 100% el idioma inglés en cuanto a expresión, redacción y ortografía. Atiende llamadas nacionales e internacionales, comunica eficientemente las decisiones de los líderes de la empresa a proveedores, clientes y empleados. 



Autor: Estascontratado

 

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Comments (1) -

September 4. 2013 11:14

Mariel Comentario hecho por:
Mariel
Gracias por la información, muy útil, de verdad.

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