Descriptores de puesto para plazas Administrativas

April 15, 2013 16:54 by Estascontratado

 

Contenido

 

1.   Descriptor de puesto Administrador

2.   Descriptor de puesto Analista de Ortanización y Métodos

3.   Descriptor de puesto Asistente de Presidencia / Gerencia General

4.   Descriptor de puesto Asistente Administrativo

5.   Descriptor de puesto Gerente Administrativo

6.   Descriptor de puesto Gerente de Planeación Estratégica

7.   Descriptor de puesto Gerente de Planificación

8.   Descriptor de puesto Gerente General / Director Administrativo

9.   Descriptor de puesto Jefe Administrativo

10. Descriptor de puesto Jefe de Planificación

11. Descriptor de puesto Jefe o Encargado de OYM

12. Descriptor de puesto Presidente

13. Descriptor de puesto Sub Gerente General

 

1. Descriptor de puesto Administrador


Es aquel que supervisa el cumplimiento de las políticas y la ejecución de las tareas administrativas de una empresa. Conduce y gestiona los recursos de la empresa verificando la información de remuneraciones, planillas de pago, viáticos, anticipos, descuentos, liquidaciones, entre otros. Tiene que tomar en cuenta procesos de cobranzas y analizar la economía empresarial para dan un manejo adecuado a los presupuestos.  Puede realizar contratos de arrendamiento de locales o de equipos y a su vez coordinar la contratación de personal, se asegura de que la empresa cuente con la estructura y los recursos materiales y humanos que son indispensables para alcanzar los objetivos programados. Trabaja en aspectos relevantes de logística en las diferentes áreas de la empresa manteniendo una comunicación efectiva con asociados y brindando atención personalizada a jefaturas y trabajadores; ya que, en coordinación con todos los departamentos pretende optimizar los recursos de la empresa y acarrear mayor rentabilidad. 
 

2. Descriptor de puesto Analista de Ortanización y Métodos


Brinda un servicio eminente de asesoría a la gerencia de la empresa y uno de sus objetivos principales es generar cambios y hacer más eficientes los procedimientos. 
 
Con la información que recopila de los asociados presenta resultados reflexionando sobre las inconsistencias y errores de los métodos actuales y estudia los procedimientos utilizados a lo lago de la historia empresarial, así pueden tener una visión global y analizar costos y beneficios de procesos. Para mejorar los métodos y sistemas de trabajo realiza propuestas eficientes que estandarizan métodos, nivelan la carga de trabajo y evalúan la productividad. Un analista busca evitar los desperdicios de materia prima, reducir costos, pero ante todo sus propuestas deben buscar la mejora continua de la cadena de valor. 
 
Los sistemas de administración se ven beneficiados con nuevas formas de optimizar recursos, minimizar tiempos, este mando debe tener una relación directa con la gerencia quien decide si se pone en práctica las nuevas formas de trabajo o son denegadas.
 

3. Descriptor de puesto Asistente de Presidencia / Gerencia General


Apoya las actividades de la presidencia o de la gerencia, maneja la agenda de reuniones confirmando citas y asistencia a eventos de interés. Encargada de velar por el orden y el manejo correcto de los documentos personales y correspondencia empresarial, clasificando y archivándola. Realiza cotizaciones, gestiona la compra de insumos necesarios para satisfacer las necesidades de gerencia. Entrega documentos para firma y autorización velando por la entrega a tiempo de las solicitudes aprobadas y asegurando así el cumplimiento de proyectos aceptados por gerencia.
 
Debe de estar familiarizada (o) con procedimientos tales como: manejo de caja chica, transferencias monetarias, importaciones, planificación de reuniones con la junta directiva y eventos de la empresa, entre otros. Es un filtro para poder contactar a la gerencia o presidencia, con la responsabilidad de transmitir de forma clara las indicaciones de la gerencia hacia los diferentes departamentos; por esta razón debe contar con fluidez verbal y excelentes relaciones interpersonales. Una persona con confiable que pueda manejar información de la presidencia de forma discreta.
 

4. Descriptor de puesto Asistente Administrativo


Se encarga de apoyar las actividades que competen al área administrativa y gestiona los recursos necesarios para que la Gerencia tenga todo a la mano. Lleva la agenda de la gerencia, recibe solicitudes de compra y gestiona créditos, es responsable de la emisión de cheques, cartas o correos electrónicos de gerencia. Maneja controles de transferencias bancarias y apoya la programación de pagos, vela por el uso de los activos y conoce la administración de pasivos. Coordina las visitas de clientes y confirma las citas creando una planificación semanal de las situaciones importantes y urgentes que debe atender la gerencia. 
 
Elabora informes técnicos de presentaciones a gerencia y clientes, implementa mejoras en los procesos de la oficina. Recepción solicitudes de compra y gestiona créditos, es responsable de emisión de cartas, constancias, confirmaciones y correos electrónicos de gerencia. Actualiza controles de las transacciones bancarias, apoyando la programación de pagos y cobros velando el uso de los activos. Coordina las visitas de clientes y confirma las citas llevando un efectivo manejo de la agenda. 
 

5. Descriptor de puesto Gerente Administrativo


Realizar evaluaciones financieras, verificando la rentabilidad de los procesos empresariales. La programación mensual de pagos es su responsabilidad y no debe perder de vista el flujo de ingresos proyectados, maneja las cuentas corrientes, pagando a proveedores y asociados. Responsable del giro de cheques, control de caja, pagos y aprobaciones de transferencias bancarias. Posee conocimientos legales directamente relacionados con los procesos de contratación, administración y desarrollo de Personal.
 
Controlar las inversiones velando por el adecuado desenvolvimiento de los administrativos y operarios, coordinando con autoridades regionales y otras personas de la comunidad con respecto a temas empresariales. El gerente administrativo debe vigilar la legalidad de los procesos administrativos y cuidar que la documentación de la empresa este alineada con las leyes del ministerio de trabajo. Coordinar temas de seguridad velando por que las necesidades y derechos de los empleados sean satisfechas. Capaz de tomar en cuenta la incidencia económica positiva o negativa de las decisiones que toma mientras desempeña sus funciones, obteniendo beneficios para la organización a través de su propia gestión.
 

6. Descriptor de puesto Gerente de Planeación Estratégica


Esta gerencia tiene la responsabilidad de desarrollar y establecer metas para superar las dificultades actuales de la empresa y poner en marcha las tácticas necesarias para optimizar los procesos. Administrando los recursos materiales y humanos para alcanzar la misión y visión empresarial obteniendo ventajas sobre la competencia.
 
Analizar los presupuestos y buscar superar continuamente sus objetivos de crecimiento y expansión son metas claras para esta gerencia. Tomando en cuenta las oportunidades y amenazas del mercado en el que se desenvuelven deciden qué acciones tomar para que su empresa posea una calidad y servicio difícil de imitar.
 
Propone políticas y estrategias para que la empresa se proyecte a futuro. Organiza, coordina y dirige el diagnostico actual de la empresa con el objetivo de controlar y supervisar las actividades que realmente fortalezcan la empresa. Esta gerencia debe analizar y proponer soluciones, para obtener una mayor productividad, calidad y mejorar los servicios en un grupo especifico de la empresa; pero sin perder de vista la totalidad de la misma. Participa en el análisis, formulación e implementación de proyectos a corto, mediano y largo plazo planeando presupuestos anuales, evaluando el desempeño y la dinámica empresarial. 
 

7. Descriptor de puesto Gerente de Planificación


Planifica y coordina el desarrollo de la empresa considerando y alineando las políticas y planes con los proyectos y estándares empresariales.
Evalúa cada una de las actividades y funciones asignadas en las unidades, analiza los mecanismos de control necesarios para que cada las tareas se cumplan de forma eficiente. Realizar informes para asegurar el cumplimiento del plan de trabajo y define el personal necesario para el funcionamientode la empresa dando seguimiento a las fallas hasta encontrar cuál fue la causa del problema, desarrollando así nuevas formas de evitar fallas a futuro.
 
 
Debe ser congruente su trabajo con la estrategia empresarial y verifica los indicadores cada cierto tiempo para constatar si la estrategia tomada esta alcanzando sus objetivos. Participa en reuniones con gerencias y jefaturas para la elaboración de planes operativos y presupuestos departamentales. Supervisa la asignación de los recursos departamentales previendo dificultades o ajustes en el trayecto. Responsable diseñar y proporcionar una nueva infraestructura pronosticando crecimiento de la empresa y ampliando territorios.
 

8. Descriptor de puesto Gerente General / Director Administrativo


Su labor se centra en la toma de decisiones y en la administración empresarial. Este es el cargo en el cual se centra la mayor responsabilidad en cuanto a toma de decisiones, que deben estar centradas en buenas inversiones y un excelente manejo de los recursos de la empresa. Planifica, organiza, dirigen y controla la gestión administrativa y financiera de una empresa, propendiendo el uso eficiente de los recursos humanos, materiales, financieros y tecnológicos.
 
Dirige la empresa para que los objetivos empresariales sean alcanzados y vela por el cumplimiento de las tareas y obligaciones de cada jefe departamental, debe asistir a reuniones con la junta general y presidentes de la compañía. 
 
Impulsa a los empleados a alcanzar las metas establecidas liderando los programas de mejora y velando por el soporte económico y financiero de la empresa. Verifica los balances anuales y debe analizar las estrategias mas adecuadas para llevar a la empresa a una estabilidad económica o bien alcanzar niveles superiores identificando las oportunidades de negocios, ampliando el mercado objetivo y controlando la producción de la empresa.
 

9. Descriptor de puesto Jefe Administrativo


Realizar evaluaciones, identificando oportunidades y riesgos potenciales. En coordinación con la gerencia son responsables de la gestión administrativa, la elaboración de presupuestos, controles de proyectos de inversión de mediano y largo plazo. Encargado de la planificación, gestión, obtención de recursos. Es quien controla los proyectos de inversión a mediano y largo plazo. Supervisa el cumplimiento de obligaciones administrativas de colaboradores y operarios, coordinando con autoridades regionales y otras personas de la comunidad sobre temas relacionados con la actividad de la empresa. Se asegura de que en la organización exista un flujo eficiente de dinero. Informa a la gerencia de los trámites financieros en proceso y evalúa el desempeño del personal a su cargo. 
 
Libera documentos de pago, inversiones y préstamos. Apoya a la gerencia determinando cuales son los cambios e inversiones más factibles para llevar a la empresa al estado ideal. Vela por la seguridad del personal y de los equipos de la empresa.  Asegura que todos acaten y cumplan las normas y principios de la organización supervisando el trabajo de auxiliares contables o empleados.
 

10. Descriptor de puesto Jefe de Planificación


A cargo del diseño y la propuesta de estrategias de operaciones, almacenamiento y mantenimiento de los equipos y maquinarias; para poder hacer propuestas de planificación debe conocer el estado actual de la empresa y los cierres mensuales. Busca la optimización de procesos productivos y determina la capacidad de la empresa para expandirse a corto, mediano  largo plazo. Es capaz de emprender cambios y reformas para alcanzar logros concretos. 
 
Las investigaciones y el desarrollo de nuevas alternativas tecnológicas son tareas de este puesto, al igual que el manejo de estrategias de seguridad (física y ambiental) de la empresa. Implementa y supervisa la ejecución de los proyectos integrando todos los procesos productivos definiendo los costos, tiempos, recursos y presupuestos. Establece procedimientos y mecanismos de control y corrección que permiten tomar medidas efectivas o inmediatas. Investiga, anticipa y orienta a sus clientes en la solución de problemas de producción y calidad, proyectando el volumen de producción anual deseado en cada área de la empresa, se encarga de buscar nuevas alternativas para el procesamiento de materias primas. Además de preocuparse por el desarrollo de nuevas habilidades en su capital humano.
 

11. Descriptor de puesto Jefe o Encargado de OYM


Responsable del análisis y optimización de procedimientos y métodos es quien supervisa la ejecución de los trabajos en los diferentes departamentos de la empresa. Encargado de coordinar y supervisar el levantamiento de información en todas las unidades de la institución, formulando las recomendaciones para evitar los desperdicios de dinero, materia prima y de talento humano.
 
Supervisar la actualización de la estructura organizativa, dirige la elaboración o mejoras de manuales de Organización y Funciones coordinando el cumplimiento de los procesos implantados. Elabora proyectos de mejora continua en coordinación con los lideres de diferentes áreas de la Organización. La capacidad de innovación e influencia ante el personal a cargo es indispensable para lograr eficiencia y agilidad organizacional. Debe asegurar que cada cambio se realice de acuerdo a los métodos correctos y sistemas con tecnología comprobada de mejoras de procesos.
 
Puede llevar a cabo reuniones de trabajo para transmitir los cambios metodológicos a implementar y supervisa los entrenamientos. Es quien inspira al resto de líderes para modificar sus esquemas de trabajo.
 

12. Descriptor de puesto Presidente


El presidente generalmente es uno de los fundadores e la empresa o bien es elegido por una asamblea de miembros activos de la institución, para trabajar un periodo de años, pudiendo ser relegido por un periodo igual. 
 
Es el representante legal de la empresa, quien tiene mayor capacidad de decisión, dirige y controla el funcionamiento de la compañía representándola ante la sociedad. Convoca y preside las reuniones con la Junta Directiva subscribiendo las actas. Analiza las posibilidades de coaliciones, sugiere a la junta directiva los medios y acciones que considera más convenientes para el crecimiento de la empresa. Cumple y hace cumplir las normativas y políticas empresariales y las decisiones adoptadas por el y su junta. 
 
 Necesita estar al tanto de las estrategias de la competencia y debe buscar soluciones creativas, dinámicas y rentables para que la empresa sea líder en su área. El presidente de la compañía debe contar con principios éticos y carácter para llevar las riendas de una corporación. Establece buenas relaciones con el equipo de trabajo tomando la iniciativa para analizar y definir el correcto uso de los recursos de la empresa
 

13. Descriptor de puesto Sub Gerente General


Trabaja de la mano con el Gerente General y en caso de ausentarse es quien cubre las funciones de la gerencia general. Supervisa el buen funcionamiento de los diferentes departamentos y discute el desempeño de los mismos con la gerencia. Tiene la autoridad para transmitir información acordada previamente con gerencia y puede representar al gerente general ante clientes u otros líderes; por lo tanto debe mostrar sus habilidades de liderazgo y su capacidad para solucionar problemas. Tomar decisiones en base a un análisis cualitativo y cuantitativo de los riesgos y beneficios que pueda brindar a la empresa, colaborando así en la elaboración de políticas y aportando ideas para mejorar la estructura empresarial.
 
Vigila que los grupos de la organización posean el material necesario para desempeñar de manera fluida sus labores y gestionar incentivos por metas alcanzadas. Planea y coordina las actividades de la empresa en conjunto con el gerente y brinda informes o estadísticas de crecimiento a la dirección general.

 

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Autor: Estascontratado

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Comments (2) -

May 22. 2013 18:20

Paola Comentario hecho por:
Paola
Muy buen articulo para aclarar dudas con respecto a los puestos administrativos,hay algunos que pudiesen parecer similares pero en realidad  son muy variados y cada uno de ellos es muy importante.

May 23. 2013 15:16

Erika Comentario hecho por:
Erika
Se dice que el atea administrativa es la mas importante de toda una empresa por que son prácticamente el motor. Es bueno tener fuentes fidedignas que nos den información sobre ellas.

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