Contenido
¿Qué es un Asistente de Ventas?
Funciones de un Asistente de Ventas
Responsabilidades de un Asistente de Ventas
Características de un Asistente de Ventas
Competencias que debe tener un Asistente de Ventas
Habilidades de un Asistente de Ventas
Carreras universitarias de un Asistente de Ventas
Cursos recomendados de un Asistente de Ventas
Como obtener experiencia para trabajar como Asistente de Ventas
El asistente de ventas, tal como su nombre lo indica, es la persona que está a cargo de asistir o contribuir al encargado de ventas de una empresa. Como ya es conocido, el área de ventas, usualmente, está a cargo de muchas personas que promueven los productos o servicios de una institución, a cambio de divisas económicas que contribuyen al crecimiento financiero de una empresa. En Panamá es normal encontrarse con un departamento de ventas bien estructurado, ya que hay mucha inversión en ese aspecto, no obstante, este tema no se queda únicamente en la contratación de personal que esté promoviendo los servicios, si no, también, en los encargados de planificar todo el proyecto.
Así, el asistente de ventas se centra más en la parte de apoyo y administración, realiza llamadas, crea lista de posibles clientes, se encarga de realizar papeleo institucional, por ejemplo, y vela por realizar las acciones necesarias, para que el encargado principal desarrolle a plenitud sus funciones. Por ello, esta labor se vuelve muy importante, sobre todo para el buen desempeño de las actividades diarias y que están programadas bajo un plan detallado y organizado de ventas institucional.
¿Qué es un asistente de ventas?
Como su nombre lo indica, el asistente de ventas es el profesional que se encarga de asistir al coordinador, director o gerente de ventas de una empresa o negocio. En un departamento de ventas, la distribución jerárquica del área suele incluir a uno o más asistentes de ventas, quienes, entre otras responsabilidades de las que hablaremos más adelante, también pueden tener contacto directo con clientes y proveedores, pero su capacidad de tomar decisiones cruciales para el comercio es limitada.
Para conocer más sobre qué hace un asistente de ventas, en los próximos párrafos te contaremos más sobre las responsabilidades de este profesional, y las competencias que debe tener.
Principales funciones de un asistente de ventas
En este artículo encontrarás información sobre las principales funciones que debe desarrollar un asistente de ventas y el beneficio que representa para la institución. Es importante que sepas más sobre este rubro si estás interesado en desenvolverte laboralmente en un área como esta. A continuación te presentamos la información:
1. Definir prospectos para la empresa
La prospección, como usualmente se reconoce en el mundo de las ventas, se centra en identificar y analizar las características de los posibles prospectos para la institución. Esta tarea se centra no solo en conocer muy bien a un producto y su mercado, sino también a todo un proceso de búsqueda y análisis de posibles clientes, sus características, sus gustos e intereses y que estos sean compatibles con los productos o servicios que la institución ofrece. Esta es una tarea importante, ya que son los prospectos a los que se pueden llegar y pueden ser diferenciados a partir de varias características que estarán definidas por un plan estratégico, por el encargado de ventas o por el mismo director de la compañía. Por ello, es una actividad que debe desarrollar una persona que conozca el mercado de la institución.
2. Administración y planificación del área comercial
Si bien es cierto que el área comercial puede depender de otra jefatura y, en ocasiones, significa todo un departamento independiente, el asistente de ventas en Panamá está preparado para llevar a cabo diferentes actividades que se relacionan a esta área, pero su función es más de apoyo a aspectos de organización o administración y puede fácilmente desarrollar, diferentes labores. El soporte para el equipo de ventas, planificar las reuniones, elaborar informes comerciales y desarrollar apoyo a las diferentes partes son algunas de las principales tareas que se pueden desarrollar por parte del asistente de ventas en el área comercial.
3. Análisis de informes y propuestas en la estrategia general
Una de las funciones más importantes para el asistente de ventas puede ser el hecho de analizar diferentes informes que son presentados a la jefatura. Se menciona como uno de los más importantes, porque esto representa dos tipos de cosas, en primer lugar, el análisis de informes o estrategias refleja la capacidad de hacer un diagnóstico sobre la puesta en marcha de alguna acción y, además, implica la propuesta de reorientar los esfuerzos con el objetivo de lograr mejoras en el campo. Por ello, esta parte se centra más en lo estratégico y en la resolución a partir de resultados. Sin duda, es una de las tareas más importantes que se pueden desarrollar.
4. Negociación de posibles clientes
Esta función es parte del día a día de un asistente de ventas, es parte de su labor profesional y es muy importante para la obtención de futuros consumidores. Como se mencionó antes, hay funciones y tareas que se centran más en la parte estratégica o de apoyo administrativo, pero hay otras que se desarrollan poco a poco y directamente con el trato de la gente. En este caso, es de suma importancia no solo planificar y organizar contactos según intereses o características específicas, se trata también de generar contacto con ellos, a través de llamadas telefónicas o correos, para hacer las gestiones necesarias y lograr que estas personas se vuelvan consumidores permanentes de nuestros productos y servicios. Se trata, entonces, de obtener nuevos clientes y fidelizarlos a la marca, para que se vuelvan consumidores activos y constantes. Para ello, será necesario mantener una serie de negociaciones que culminen en la obtención de más consumidores a la extensa cartera de clientes con la que, probablemente, ya cuenta la empresa.
Estas cuatro funciones son las que principalmente se desarrollan en este rubro, reflejan el trabajo más constante e importante por parte de un asistente de ventas, ya que requiere esfuerzo y planificación por parte de diferentes actores, para obtener resultados excelentes para la empresa. Recuerda que cada función es parte de toda una estrategia comercial, con el fin de mejorar los ingresos y brindar mejores y más servicios a los clientes que hacen posible la expansión de la marca y que la institución logre los objetivos financieros y comerciales año tras año.
Responsabilidades de un asistente de ventas
Apoya a la gerencia de ventas en sus diferentes funciones. Su posición de asistente lo vuelve una especie de mano derecha para el coordinador del área de ventas de la empresa, por lo que debe apoyarle en múltiples actividades, tanto estratégicas como administrativas que esta unidad tiene a su cargo.
Elabora informes sobre el cumplimiento de metas. Da seguimiento al cumplimiento de metas de ventas y prepara informes detallados sobre los resultados obtenidos para períodos determinados.
Negocia con posibles clientes y proveedores. Es un vínculo entre la empresa y posibles clientes y proveedores, por lo que constantemente está en contacto con ellos.
Características que definen a un asistente de ventas
Además de conocer las funciones, debes conocer algunas de las principales características que deben cumplirse por parte de la persona que quiere desarrollar esta importante labor. A continuación te presentaremos un listado de las más importantes, para que puedas valorar si estás hecho para desenvolverte profesionalmente en esta área.
• Ser organizado y buen planificador.
• Ser sociable y comunicativo.
• Tener interés en las ventas y en temas financieros.
• Capacidad de análisis y aplicabilidad de propuestas estratégicas.
• Capacidad de trabajar en equipo con diferentes perfiles profesionales y personales.
• Disponibilidad de tiempo, tanto dentro de oficina como fuera de la misma.
• Conocimiento administrativo, tanto para apoyo a la gerencia como apoyo al equipo de ventas o del área comercial.
La lista anterior, refleja solo alguna de las características más importantes que debe tener una persona que desee ser un asistente de ventas. La forma en cómo se desarrolla una labor puede variar según el contexto o el tipo de empresa a la que se le prestan los servicios. No obstante, trata de siempre dar lo mejor de ti y tomar en cuenta los aspectos señalados a lo largo del artículo, ya que se abordan lineamientos muy generales de las funciones que un asistente de ventas debe desarrollar en Panamá. Sin duda, a partir de lo leído en este artículo estarás listo para desarrollar una excelente labor como asistente de ventas.
Competencias que debe de tener un asistente de ventas
Proactividad. Dado que apoya en múltiples tareas del departamento de ventas, debe ser proactivo, estar dispuesto a aprender y saber gestionar varias tareas al mismo tiempo.
Es organizado. Ya que debe apoyar en diversas actividades a la vez, ser organizado es clave para desempeñar el cargo de manera eficaz.
Facilidad de comunicación. La facilidad de comunicación oral y escrita es una competencia que suele ser requisito para este tipo de posiciones, ya que el asistente de ventas está en constante relación con clientes y proveedores.
Experiencia en atención al cliente. La capacidad de tratar con clientes y resolver conflictos es otra competencia necesaria para el cargo. Por ello, la experiencia previa en atención al cliente suele ser un requisito para esta posición laboral.
Habilidades de un asistente de ventas
Capacidad numérica. La habilidad numérica es indispensable, pues se está en constante trabajo con números al evaluar presupuestos, metas de ventas, realizar informes financieros, etc.
Capacidad de análisis. Al momento de elaborar informes, es necesario saber analizar estratégicamente la información y datos que se están presentando, para identificar oportunamente cambios que sean necesarios.
Pensamiento estratégico. Es necesario poder evaluar estratégicamente el avance en las metas de ventas, para proponer a tiempo acciones de mejora que permitan potenciar los resultados proyectados.
Habilidad de negociación. Dado que se tiene contacto con clientes y proveedores, es necesario saber negociar, tanto para concretar una venta, como para obtener el mejor precio de un producto o servicio.
Carreras Universitarias de un asistente de ventas
Mercadeo. Te permitirá obtener conocimientos teóricos y prácticos para diseñar y llevar a cabo estrategias de ventas exitosas, así como a comprender e identificar las necesidades de los clientes, según el rubro en el que te desempeñes.
Administración de empresas. Esta carrera potencia capacidades numéricas, administrativas y de gestión, que te permitirán incursionar en el mundo de las ventas exitosamente.
Negocios. Con la formación en negocios, podrás desempeñarte como asistente de ventas al iniciar tu carrera profesional, sobre todo en empresas transnacionales, algo muy común en Panamá.
Cursos recomendados para el área de ventas
A continuación, te sugerimos algunos de los cursos en tendencia, para trabajar en el área de ventas:
Marketing digital. La pandemia de COVID-19 potenció las ventas por Intenert, por lo que especializarte en marketing digital podría abrirte muchas puertas en tu camino profesional. Como se trata de un rubro en constante cambio, una actualización en el área nunca está de más.
Neuromarketing. Te permitirá comprender al cliente e identificar sus necesidades y hábitos de consumo. Este curso es indispensable para marcar un antes y después en la estrategia de ventas de una empresa.
Storytelling. Contar historias para conectar con los clientes es, sin duda, una habilidad que necesitas adquirir para adaptarte a las nuevas tendencias en ventas a nivel mundial.
¿Cómo obtener experiencia para trabajar como asistente de ventas?
Si aún no posees experiencia como asistente de ventas, toma en cuenta los siguientes consejos para iniciar tu carrera profesional en esta área.
Capacítate. Los cursos y formación complementaria siempre son una excelente opción cuando se quiere incursionar en un nuevo rubro profesional. Por eso, te sugerimos identificar aquellas áreas en las que necesitas reforzar tus conocimientos y habilidades, para cumplir los requisitos exigidos en este tipo de plazas.
Realiza prácticas profesionales o pasantías. Aunque se trate de prácticas por períodos cortos y con funciones muy específicas, este tipo de oportunidades son una excelente manera de ganar experiencia profesional en el rubro. Aunque muchas veces las prácticas no son remuneradas, permiten potenciar capacidades e identificar si es un área en la que te gustaría continuar trabajando. Además, cumplirás el requisito de experiencia previa al postularte a nuevas oportunidades laborales.
Si estás interesado en desenvolverte en este rubro, te invitamos a que lo hagas, ya que es una gran experiencia y, sin duda, aprenderás mucho de este importante puesto de trabajo.
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