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Capacitaciones ejemplares para el área de apoyo de oficina
Resultados que brindan las capacitaciones
La capacitación del recurso humano dentro de las empresas es hoy por hoy uno de los requisitos fundamentales para lograr su posicionamiento y crecimiento dentro del mercado globalizado, pues solo aquellas compañías que cuentan con personal preparado podrán enfrentarse a los múltiples desafíos que se les presentan.
Un estudio publicado por universiablogs revela que muchas entidades utilizan este sistema no solo en el período de inducción del empleado, si no también durante toda su estadía en la empresa, estrategia que utilizan diversas empresas panameñas para garantizar su éxito dentro del mercado.
Todos los departamentos que conforman una franquicia deben estar en constante capacitación y uno de ellos es el sector de apoyo de oficina. Y es que tanto las secretarias, los cobradores, los digitadores, los jefes de seguridad, los mensajeros, las recepcionistas y el resto de personal que conforma esta área de trabajo, necesitan fortalecer sus conocimientos para poder ejecutar sus funciones con más productividad.
Además, a medida que la tecnología continua expandiéndose dentro del mercado laboral, lo roles de los empleados de este sector también evolucionan, al menos así sucede en las empresas panameñas de acuerdo con diferentes reclutadores de personal, puesto que la restructuración de la misma organización los obliga a asumir funciones que antes eran desempeñadas por profesionales o incluso directivos.
Hoy en día las secretarias son responsables de la comunicación dentro de la oficina, elaboran la agenda de los directivos programando citas y reuniones, deben llevar archivos de documentos, hacer investigaciones, gestionar proyectos, difundir mensajes a través del teléfono, correo electrónico o páginas web, entre muchas funciones más.
Por lo anterior es que resulta más que una obligación una necesidad que las empresas inviertan en la capacitación de este sector, para que así ejecuten sus funciones con más acierto y contribuyan a un mejor desarrollo de la compañía.
Capacitaciones ejemplares para el área de apoyo de oficina
El personal de este sector es imprescindible dentro de una empresa, por ello es importante que las jefaturas se preocupen porque tal departamento este conformado por personal capacitado que sepa poner en práctica sus habilidades para la productividad de sus funciones.
Existen ciertas capacitaciones ideales para esta área, ya que les ayudará a potenciar sus destrezas y a aplicar los conocimientos en la rutina diaria de trabajo. Algunas de éstas son las siguientes:
- Uso de nuevas tecnologías: tanto las secretarias como los demás asistentes administrativos usan equipo como fotocopiadoras, faxes, sistemas de videoconferencia, escáneres, computadoras e Intenet para crear hojas de cálculo, base de datos, manejo de correspondencia, entre otros, por lo que es necesario capacitarlos en el uso correcto y efectivo del tal equipo.
- Atención al cliente y a proveedores: el personal de apoyo de oficina tiene una relación directa con los diferentes públicos que se valen de los servicios de la compañía, ya sea al llevarles correspondencia, al atenderlos en sus visitas, a la hora de realizar cotizaciones, al contestar el teléfono entre muchas situaciones más, por esa razón hay que capacitarlos sobre cómo tiene que ser el trato para estos públicos.
- Análisis de problemas y toma de decisiones: para las empresas es vital que sus trabajadores tengan la capacidad de detectar problemas y encontrarle soluciones, pues esto garantizará la continuidad del trabajo y la rentabilidad del mismo.
- Manejar las situaciones de tensión: trabajar bajo presión es algo que caracteriza a muchas empresas, esto provoca conflictos y tensiones dentro del grupo laboral, es importante que los empleados tanto de apoyo de oficina como del resto de departamentos, se capaciten sobre cómo manejar estos conflictos para no atentar contra la productividad de la compañía.
Resultados que brindan las capacitaciones
Todas las actividades encaminadas al fortalecimiento del departamento deben ser planificadas, la tarea es no solo impartir una capacitación cualquiera, si no estudiar las necesidades, las fallas del personal o las deficiencias del equipo, para así escoger una temática apropiada que aporte beneficios a todo el grupo de trabajo, entre los cuales se puede mencionar:
- Fortalecimientos de las actividades laborales: incluye la habilidad para manejar las herramientas de trabajo, la elaboración de documentos, el manejo de programas informáticos y del uso de tecnología.
- Elevar el autoestima: el conocimiento adquirido en una capacitación disminuye los temores o las incompetencias del empleado y favorece su autoconfianza, a la vez fomenta en él la necesidad de retribuir a la empresa lo que ha invertido en su desarrollo profesional, por lo que realiza con más entusiasmo su trabajo.
- Incrementar la rentabilidad de la compañía: un empleado que sepa cómo hacer su trabajo ejecutará con más éxito sus funciones, y con ello aumentará la productividad de la planta al ofrecer un servicio de calidad a sus clientes.
- Mejoramiento de las relaciones jefe-empleado: al promover capacitaciones los trabajadores se sienten parte fundamental de la empresa, y reconocen el valor que tienen para su compañía, esto crea un ambiente más cordial entre éstos y sus jefes, mejorando el clima laboral en la empresa.
Capacitar al personal resulta más una inversión que un gasto para las compañías, ya que todo lo que aprendan los trabajadores en esta experiencia les servirá para realizar con más empeño, entusiasmo y profesionalismo su trabajo, esto a largo plazo se convierte en insumos para las empresas que les permitirá ir un paso a delante de la competencia e imponer su imagen dentro de un mercado globalizado altamente demandante.
Autor: Estascontratado
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