Detalle de la Oferta

Descripción de la Oferta

Role PurposeEl/la Asistente de Servicios de Apoyo para Proyectos proporciona apoyo administrativo y logístico para asegurar el funcionamiento eficiente y eficaz de las operaciones en los proyectos de la oficina de Panamá. El/la Asistente de Servicios de Apoyo para Proyectos demuestra un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados, asegurando el uso óptimo y rentable de los recursos de la oficina.

Functions / Key Results Expected
1. Apoyo Administrativo General
•Organiza citas, recibe visitas, atiende llamadas telefónicas y responde a las solicitudes rutinarias de información.
•Provee apoyo administrativo y logístico a reuniones generales,comités, conferencias etc. para proyectos (por ejemplo, registro de licencia y asistencia, arreglos para reuniones y otros eventos).
•Redacción y revisión de correspondencia administrativa, notas verbales, minutas de reunión e informes de rutina, asegurando la calidad gramatical y el cumplimiento de los formatos corporativos.
•Revisa documentos y edita textos para precisión, gramática, puntuación y estilo, así como para el cumplimiento de las normas establecidas para el formato.
•Realiza los arreglos logísticos de misiones oficiales y de hotel y prepara las autorizaciones, viáticos para el personal de proyectos incluyendo cotización y reserva de itinerarios hasta la preparación de las Autorizaciones de Viaje (Travel Authorizations) en el sistema según estándares de la organización.
•Apoyar en la compilación de información relacionada con trámites y procesos administrativos.
•Revisa, registra, distribuye y procesa el correo entrante. Sigue las acciones inminentes de seguimiento.
•Cualquier otra actividad administrativa requerida por el supervisor dentro de su área de trabajo.

2. Apoyo Financiero y Logístico
•Realiza la recepción, revisión y registro de facturas de proveedores y contratistas, asegurando el cumplimiento de los requisitos y la normativa de UNOPS antes de su procesamiento.
•Responsable de Administrar y Custodiar la caja chica de Proyectos.
•Apoyo en el seguimiento del presupuesto.
•Apoyar el seguimiento de procesos de adquisiciones con el área de compras.
•Apoyo en la convocatoria y confirmación de asistentes para las actividades del proyecto, así como en el registro y sistematización de las listas de participación.

SkillsAdministration, Data Analysis, Inventory Control, Logistics Management, Travel Arrangements.
Education Requirements
•Diploma de escuela secundaria.

Deseable
•Título universitario o equivalente de preferencia en Administración, Ingeniería Industrial, Economía o carreras afines es deseable y puede reemplazar algunos años de experiencia requeridos.

Experience Requirements
•4 años de experiencia (o menos dependiendo del nivel académico) en el área de administración de preferencia en Proyectos.

Deseable
•Alguna experiencia de trabajo en una organización del Sistema de las Naciones Unidas.
•Experiencia en gestión de trámites administrativos.

Language Requirements
Spanish, native
English, intermediate.

Oportunidades de aprendizaje y crecimiento
•Compromiso con la excelencia: Nuestro apoyo se extiende a todo el personal en todos los niveles de la organización.
•Desarrollo continuo: Ofrecemos oportunidades continuas para que nuestro personal aprenda, se desarrolle y sobresalga en sus funciones.
•Aprendizaje de vanguardia: Acceso a una amplia gama de oportunidades de formación a través de nuestros programas de aprendizaje mixto, que abarcan el desarrollo de liderazgo y el desarrollo personal y profesional.
•Credenciales clave: Oportunidades para obtener certificaciones técnicas reconocidas internacionalmente y membresía en asociaciones profesionales en diversas áreas.
•Cultura interna: Fomentamos un entorno que promueve y apoya el intercambio de conocimientos y la colaboración.

Experiencia Requerida