Detalle de la Oferta

Descripción de la Oferta

Resumen

Garantizar la correcta recepción, revisión y respuesta oportuna de oficios y diligencias judiciales, asegurando el cumplimiento de los plazos legales, la precisión en la información suministrada y el mantenimiento de registros de control y estadística. Además, brindar atención eficiente a consultas telefónicas de autoridades y clientes, y velar por el abastecimiento adecuado de materiales de oficina, contribuyendo al funcionamiento ordenado y transparente del área.

Responsabilidades

Atención de Oficios:

- Recibir los Oficios que envían las Autoridades de todo el país a CWP. Una vez recibidos, son revisados previamente para determinar:

- Que lo solicitado corresponde responderlo a esta área (algunos oficios son para otras áreas como Recursos Humanos o Legal).
- Si corresponde a esta área, verificar que la Autoridad que lo envía es de las permitidas en la Ley No.51 de 2009. Si el oficio es remitido por una Autoridad distintas a las permitidas en la Ley No.51, se procede a darle respuesta indicando las razones legales por las cuales no se les puede dar la información requerida.
- Constatar que trae adjunto la Resolución Motivada que establece la Ley No.51.
- Verificar cada información solicitada en el oficio y que la misma, de ser registros de llamadas, no exceda los últimos seis (6) meses que es el período máximo que contempla la Ley No.51 para almacenar este tipo de información.
- Ponerle a cada oficio la fecha de vencimiento del plazo para contestarlo (la Ley nos concede cinco días hábiles para responderlo).
- Proceder con el reparto de los oficios recibidos en partes iguales a las dos asistentes, para que procedan a buscar la información solicitada en los distintos sistemas y elaborar las notas de respuesta a los mismos. Algunos oficios muy delicados o de casos de alto perfil, sus respuestas son elaboradas por el Abogado del área, al igual que los oficios que se refieren a solicitudes de interceptación de llamadas.
- Anotar los oficios recibidos en un registro diario que se lleva en un programa que se mantiene en la computadora, para llevar un registro de control y estadística de la cantidad de oficios recibidos (por día, por semana y por mes).

- Notas que dan respuesta a los oficios:

- Elaborar las notas que dan respuesta a los oficios recibidos y adjuntarles la información solicitada por las Autoridades.
- Una vez firmadas las notas que dan respuesta a las Autoridades, se procede a registrar en el programa que se tiene para ese efecto en la computadora, cada número de nota y la fecha, en donde se anota también el número del oficio y nombre del despacho que hizo la solicitud y la fecha en que se envía.
- Mantener un registro de control y estadística de oficios recibidos y contestados.

Atención de Diligencias de Inspección Judicial:

- Verificar a cada funcionario que se presenta a realizar una Diligencia de Inspección Judicial, solicitándole su identificación y la providencia que ordena la medida. Con esto se comprueba que el funcionario que se presenta sea de aquellos que la Ley permite realizar este tipo de diligencias (Funcionario de Instrucción, los Secretarios y en casos excepcionales los Oficiales Mayores). Es muy común la visita de funcionarios que tienen otras categorías y quieren realizar este tipo de diligencias y tenemos que informarle que no pueden realizarla.
- Proceder a buscar en los distintos sistemas la información requerida por los funcionarios que se presentan a realizar las Diligencias de Inspección Judicial y entregarles dicha información.
- Mantener un registro de control y estadística de las Inspecciones Judiciales atendidas.

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